Måste arbetsgivaren betala milersättning?

Milersättning: Arbetsgivarens skyldighet och skatteregler

Frågan om arbetsgivarens skyldighet att betala milersättning är en vanlig källa till förvirring bland både anställda och arbetsgivare. Det korta svaret är: nej, det finns ingen lag som tvingar en arbetsgivare att betala milersättning för resor i tjänsten. Men verkligheten är mer nyanserad än så.

Sveriges lagstiftning är tyst i frågan om milersättning. Det innebär att det saknas en generell lag som stipulerar att arbetsgivare måste ersätta sina anställda för reseutgifter. Istället är det avtal – kollektivavtal eller individuella anställningsavtal – som avgör om och hur milersättning ska utbetalas. Saknas sådana avtal, har arbetsgivaren inget juridiskt ansvar att kompensera för resor i tjänsten. Detta gäller oavsett om resan är kort eller lång, och oavsett om den sker med bil, motorcykel eller andra färdmedel.

Detta innebär att anställda bör noggrant granska sina anställningsavtal och kollektivavtal för att se om milersättning ingår. Om det inte finns någon specificering i avtalet, är det klokt att diskutera frågan med arbetsgivaren innan man åtar sig resor i tjänsten. Att ha ett tydligt avtal om ersättning innan resan minskar risken för missförstånd och konflikter i efterhand. Det kan också vara fördelaktigt att få detta skriftligt bekräftat.

Men även om arbetsgivaren väljer att betala milersättning finns det viktiga skatteregler att beakta. För att milersättningen ska vara skattefri för den anställde finns det bestämda gränser. För år 2024 är den skattefria ersättningen 25 kronor per mil för bil och 12,50 kronor per mil för motorcykel. Överstiger ersättningen dessa belopp, beskattas överskottet som lön för den anställde. Det innebär att både arbetsgivare och anställd behöver vara medvetna om dessa gränser för att undvika oönskade skatteregler.

För att säkerställa en rättvis och transparent hantering av milersättning rekommenderas både anställda och arbetsgivare att:

• Granska befintliga avtal: Kontrollera anställningsavtalet och kollektivavtalet för att se om milersättning regleras.
• Förhandla om ersättning: Om avtalet saknar information om milersättning, bör en diskussion med arbetsgivaren föras för att etablera en tydlig och rättvis ersättning.
• Dokumentera resor: För att underlätta redovisning och bekräfta resornas syfte är det viktigt att spara kvitton, körjournaler och andra relevanta dokument.
• Informera sig om skatteregler: Både arbetsgivare och anställda bör vara bekanta med de aktuella skattereglerna för milersättning för att undvika eventuella skattekonsekvenser.

Sammanfattningsvis, medan det inte finns någon lagstadgad skyldighet för arbetsgivare att betala milersättning, är det vanligt förekommande och ofta reglerat i avtal. En öppen och tydlig kommunikation mellan arbetsgivare och anställd, kombinerad med kunskap om gällande skatteregler, är avgörande för att undvika missförstånd och säkerställa en rättvis ersättning för resor i tjänsten.