Är utlägg skattefritt?
Vid utlägg för en kund faktureras ingen moms. Kunden ansvarar direkt för betalningen till leverantören. Detta skiljer utlägg från vidarefakturering där du själv betalar först. En korrekt fakturering kräver att kundens betalningsansvar är tydligt.
Utlägg – Är det verkligen skattefritt och hur fungerar det?
Många företagare stöter på begreppet “utlägg” och undrar om det verkligen är så enkelt som det låter – att man kan fakturera dessa kostnader vidare utan att behöva bekymra sig om moms. Svaret är ja, under vissa strikta förutsättningar. Att hantera utlägg korrekt är avgörande för att undvika problem med Skatteverket. Den här artikeln reder ut vad ett utlägg är, hur det skiljer sig från vidarefakturering och vad du behöver tänka på vid fakturering.
Vad är ett utlägg?
Ett utlägg är en kostnad som du som företagare har haft för en kunds räkning, där kunden själv är ansvarig för betalningen direkt till leverantören. Det handlar alltså om en tjänst eller vara som kunden beställt, och som du agerar som en mellanhand för att underlätta köpet. Det viktiga är att kunden ska betala leverantören direkt, inte dig.
Exempel på utlägg:
- Resekostnader: Du agerar som resebyrå åt din kund och bokar ett flyg eller hotell. Kunden betalar sedan direkt till flygbolaget eller hotellet.
- Anmälningsavgift till ett evenemang: Du anmäler din kund till en konferens och kunden betalar avgiften direkt till konferensarrangören.
- Tolkning eller översättning: Du förmedlar en kontakt med en tolk eller översättare och kunden betalar tolken/översättaren direkt.
Viktiga skillnader mellan utlägg och vidarefakturering:
Skillnaden mellan utlägg och vidarefakturering är fundamental. Vid vidarefakturering betalar du som företagare fakturan först och fakturerar sedan kunden för samma kostnad, ofta med ett påslag. På vidarefaktureringen läggs moms. Vid ett utlägg däremot, betalar kunden direkt till leverantören.
Här är de viktigaste skillnaderna sammanfattade:
| Funktion | Utlägg | Vidarefakturering |
|---|---|---|
| Betalningsansvar | Kunden betalar leverantören direkt. | Du betalar leverantören först. |
| Moms | Ingen moms på fakturan till kunden. | Moms läggs på fakturan till kunden. |
| Risktagande | Du tar ingen ekonomisk risk. | Du tar den ekonomiska risken. |
Korrekt fakturering av utlägg:
När du fakturerar ett utlägg är det viktigt att det tydligt framgår att det rör sig om ett utlägg och att kunden ansvarar för betalningen direkt till leverantören. Följande punkter bör inkluderas på fakturan:
- Tydlig beskrivning: Ange tydligt vad utlägget avser, t.ex. “Utlägg för flygbiljett Stockholm – London”.
- Leverantörsinformation: Ange leverantörens namn och kontaktuppgifter.
- Belopp: Ange det exakta beloppet för utlägget.
- Betalningsinformation: Förtydliga att kunden ska betala direkt till leverantören, med dennes bankgiro eller faktureringsuppgifter.
- Inkludera underlag: Bifoga gärna kopior av kvitton eller fakturor från leverantören.
Exempel på fakturatext:
“Utlägg för kunds räkning: Konferensavgift till [Konferensnamn], se bifogad faktura. Betalning direkt till [Konferensnamn] på bankgiro [Bankgironummer].”
Viktigt att tänka på:
- Dokumentation: Spara alltid alla kvitton och fakturor som underlag för dina utlägg.
- Tydlighet: Var tydlig mot både kunden och leverantören att det rör sig om ett utlägg.
- Bokföring: Bokför utlägget korrekt i din bokföring. Kontakta en revisor eller bokförare om du är osäker.
Slutsats:
Utlägg kan vara ett smidigt sätt att hantera kostnader för kunders räkning utan att belastas med moms. Dock kräver det noggrannhet och tydlighet i fakturering och bokföring. Se till att du förstår skillnaden mellan utlägg och vidarefakturering och att du alltid har korrekt dokumentation. Om du är osäker, rådgör med en ekonomisk expert för att undvika potentiella problem med Skatteverket. Genom att följa dessa riktlinjer kan du tryggt hantera utlägg och fokusera på din kärnverksamhet.
#Ej Skatteplikt#Skattefritt#Utlägg Skatt