Vad bokförs på 5831?

Konto 5831: Bokföring och momsavdrag för kost och logi

Att hantera företagets resekostnader korrekt kräver att du känner till vilka regler som gäller för kontering och avdrag. Läs vidare för att förstå hur du bokför hotellfakturor på rätt sätt och vilka begränsningar som gäller för representation för att undvika vad bokförs på 5831 fel.

Vad bokförs på konto 5831?

Konto 5831 (Kost och logi i Sverige) används för att bokföra faktiska utgifter för hotellövernattningar, boende och måltider som uppstår under en tjänsteresa inom landets gränser. Detta konto är en central del av kontogrupp 58, som samlar övriga externa resekostnader.

Hanteringen av utgifter på detta konto styrs av specifika regler kring moms och avdrag, vilket innebär att det kan finnas flera giltiga förklaringar till hur en enskild faktura bäst delas upp. Det är viktigt att skilja på när företaget betalar direkta fakturor eller kvitton, och när den anställde istället ska kompenseras via ett vanligt traktamente, vilket då hanteras i kontogrupp 73.

När du bokför på konto 5831 kost och logi lägger du det egna beloppet exklusive moms i debet. Momsen dras av separat och hamnar på ett eget momskonto, exempelvis konto 2641. För logi och hotell i Sverige är momssatsen vanligtvis 12 procent.

Så skiljer du på kost, logi och traktamente

Det uppstår ofta osäkerhet kring när man ska använda konto 5831 för faktiska utlägg och när man istället ska använda schablonbaserat traktamente. Grundregeln är enkel: om företaget får en faktura direkt från hotellet eller om en anställd lämnar in ett kvitto för mat under resan, då är det en faktisk kostnad som hör hemma i kontogrupp 58. Traktamente är istället en skattefri schablonersättning som betalas ut till den anställde för att täcka ökade levnadskostnader.

Jag minns själv hur mycket jag slet med detta under mitt första år som företagare. Under en intensiv vecka i Stockholm bokade jag och min kollega hotell och mat blandat på privata kort och företagskort. Det tog mig nästan fem timmar av panikslagen avstämning i slutet av månaden för att reda ut vilka kvitton som var direkta utlägg på bokföra hotellfaktura konto 5831 och vilka som påverkade traktamentsberäkningen.

Men det finns en hake som många missar. Om företaget betalar en måltid för en anställd under en vanlig tjänsteresa uppstår normalt en skattepliktig kostförmån, såvida inte måltiden ingår obligatoriskt i hotellpriset. Att hålla koll på dessa detaljer är avgörande för att bokföringen ska bli helt korrekt inför bokslutet.

Momsregler och dolda fällor vid hotell och mat

Att separera momsen korrekt på en hotellfaktura kan vara svårare än det ser ut vid en första anblick. Hotell och logi har en momssats på 12 procent, men fakturan innehåller väldigt ofta andra poster som parkering med 25 procent moms eller frukost. Om frukosten ingår obligatoriskt i rumspriset och inte kan väljas bort får hela beloppet dras av med 12 procent moms.

Om frukosten däremot är specificerad som ett tillägg på fakturan förändras läget. Då räknas det som en kostförmån för den anställde. Det innebär i sin tur att momsen på just den delen inte är avdragsgill för företaget, utan den dolda momskostnaden måste istället bakas in i själva utgiften på konto 5831.

Många guider hävdar att man alltid ska lyfta all moms på hotellfakturor direkt. Det stämmer inte. Om du blint drar av 12 procent moms på en frukost som är valbar och specificerad riskerar du att få bakläsa vid en revision eftersom momsen på kostförmåner inte får lyftas. Var därför extremt noggrann med att läsa raderna på hotellfakturan innan du bokför.

När blir kost och logi istället representation?

Det är syftet med utgiften som avgör om den hör hemma på konto 5831 eller om den ska klassas som representation. Om en måltid äts på egen hand eller tillsammans med kollegor under en resa för att klara arbetsdagen är det en resekostnad. Om måltiden däremot syftar till att vårda eller inleda en affärsrelation med en kund blir det extern representation.

Vid representation får företaget inte göra något avdrag för själva måltidskostnaden vid inkomstbeskattningen. Däremot får du lyfta momsen på måltider upp till ett underlag på maximalt 300 kronor exklusive moms per person. Allt som överstiger detta underlag blir en ren kostnad för företaget utan momsavdrag.

Denna uppdelning är kritisk att göra rätt när du hanterar resekostnader konto 5831. Att råka bokföra en stor kundmiddag på konto 5831 istället för ett konto för ej avdragsgill representation kan leda till skattetillägg eftersom du då felaktigt minskar företagets skattbara resultat.

Bokföringsalternativ vid tjänsteresor

Konto 5831 - Faktiska utlägg (Kost/Logi Sverige) ⭐

Hela nettobeloppet är en avdragsgill kostnad som minskar företagets skattbara resultat.

När företaget betalar hotellfakturor eller direkta kvitton för boende och mat under tjänsteresor i Sverige.

Fullt avdragsgill moms (12 %) på boende samt obligatorisk frukost som ingår i rumspriset.

Kontogrupp 73 - Traktamenten

Skattefritt för den anställde upp till Skatteverkets fastställda maximibelopp.

När anställda får en schablonersättning för att täcka egna ökade levnadskostnader under resan.

Ingen moms alls eftersom det rör sig om en schablonmässig personalkostnad.

Konto 6072 - Representation (Ej avdragsgill)

Själva kostnaden för maten är inte avdragsgill vid inkomstbeskattningen.

När mat, dryck eller hotell betalas i syfte att inleda eller vårda affärsrelationer med kunder.

Momsen är avdragsgill på ett underlag upp till max 300 kronor exklusive moms per person.

Johans hotellfaktura: Resan till Göteborg

Johan driver en konsultbyrå i Stockholm och behövde besöka en samarbetspartner i Göteborg under två dagar. Han bokade ett hotellrum där frukosten var specificerad som en valbar extra kostnad på fakturan, vilket direkt skapade osäkerhet vid bokföringen.

Första försöket gjorde han genom att bokföra hela fakturabeloppet inklusive frukost med 12 procent moms direkt på konto 5831. Han insåg dock snabbt efteråt att frukosten som låg som en separat rad inte gav rätt till fullt momsavdrag eftersom det räknades som en kostförmån.

Det krävdes en timmes manuell uträkning där han fick dela upp fakturan. Han bokförde själva hotellrummet och dess moms för sig, medan frukostens moms bakades in i kostnaden på konto 5831 utan momsavdrag.

Efter tre veckors justeringar landade bokföringen helt rätt. Johan lärde sig att alltid be hotellet baka in frukosten i rumspriset på framtida resor för att slippa krånglig administration.