Vad klassas som en tjänsteresa?

Vad är egentligen en tjänsteresa? En tydligare definition.

Att skilja på en privat resa och en tjänsteresa kan ibland vara luddigt. Även om båda innebär att man befinner sig utanför sin vanliga arbetsplats, finns det tydliga skillnader som avgör om resan kan klassas som en tjänsteresa, med de därmed förknippade rättigheterna och skyldigheterna för både anställd och arbetsgivare.

En tjänsteresa definieras kort och gott som en resa som arbetsgivaren beordrar en anställd att genomföra i arbetets tjänst. Detta innebär att resan inte är frivillig, utan ett direkt uppdrag från arbetsgivaren. Nyckelelementet här är beordrandet. En anställd som själv föreslår en resa och får den godkänd, har inte nödvändigtvis rätt till ersättning som för en beordrad tjänsteresa.

Kärnan i definitionen:

• Arbetsgivarens beordran: Resan ska vara ett explicit direktiv från arbetsgivaren, inte ett förslag eller en förhandling. Detta bör helst dokumenteras skriftligt, till exempel genom ett mejl eller ett reseuppdrag.

• Arbete utanför ordinarie arbetsplats: Resan måste ske till en plats utanför anställds vanliga arbetsplats. En resa till ett annat kontor inom samma stad, om det är en vanlig del av arbetet, klassas inte nödvändigtvis som en tjänsteresa. Det avgörande är om platsen är utanför det vanliga arbetssammanhanget.

• Arbetsuppgifter åt arbetsgivaren: Syftet med resan måste vara att utföra arbetsuppgifter för arbetsgivaren. En resa för att delta i en konferens, besöka en klient, genomföra en utbildning eller utföra fältarbete är exempel på syften som tydligt klassificerar resan som en tjänsteresa. Privat verksamhet under resan, även om den sker under resans gång, påverkar inte klassificeringen av resan i sig, så länge huvudsyftet är arbetet.

Vad är INTE en tjänsteresa?

• En resa som anställd själv initierar och bekostar: Även om arbetsgivaren ger sitt godkännande, är det inte en beordrad resa.

• En resa till en konferens där deltagandet är frivilligt: Även om arbetsgivaren betalar, är det inte nödvändigtvis en tjänsteresa om deltagandet inte är obligatoriskt.

• En resa med privat syfte, även om den sker under arbetstid: Om huvudsyftet med resan är privat, även om arbete utförs under resans gång, klassas det inte som en tjänsteresa.

Genom att tydligt definiera dessa punkter blir det enklare att avgöra om en resa är en tjänsteresa och därmed vilka rättigheter och skyldigheter som gäller för både anställd och arbetsgivare vad gäller ersättning för resekostnader, logi och dylikt. Vid osäkerhet bör alltid arbetsgivare och anställd ha en klar kommunikation för att undvika missförstånd.