Vad innebär kost och logi?

Kost och Logi: En Djupdykning i Begreppet

När man talar om företagsekonomi och anställningsvillkor stöter man ofta på begreppet “kost och logi”. Men vad innebär detta egentligen, och hur hanteras det i praktiken? I grund och botten avser kost och logi de utgifter som uppstår för mat och boende under en tjänsteresa, det vill säga en resa som görs i tjänsten. Viktigt att notera är att detta inte inbegriper representationskostnader, som har en egen specifik hantering.

Definition och Avgränsning:

Kost och logi handlar alltså specifikt om de direkta utgifterna som en anställd har för att kunna äta och sova under en resa som företaget kräver. Det kan röra sig om frukost, lunch och middag, samt kostnaden för hotell, vandrarhem eller annan typ av boende. Till skillnad från representation, som handlar om att bygga relationer med kunder eller partners genom gemensamma måltider eller aktiviteter, fokuserar kost och logi enbart på den anställdes grundläggande behov för att kunna utföra sitt arbete under resan.

Bokföring och Hantering:

Företaget har i huvudsak två sätt att hantera kost och logi för sina anställda:

1. Direkt Bokföring: Företaget kan välja att bokföra kostnaderna direkt under kontogrupp 58XX (eller liknande beroende på bokföringssystem). Detta innebär att företaget står för hela kostnaden direkt. Exempelvis kan företaget direkt boka och betala hotellet, och betala för anställdas måltider under resan.

2. Traktamente: Ett traktamente är en schablonersättning som betalas ut till den anställde för att täcka kostnader för mat och småutgifter under resan. Traktamentets storlek bestäms av Skatteverket och varierar beroende på resans längd och destination. Fördelen med traktamente är att det är en enkel och administrativt smidig lösning.

Skattefria Ersättningar för Logi:

Ett viktigt undantag att komma ihåg är logi. Arbetsgivaren har möjlighet att skattefritt ersätta den anställdes faktiska kostnader för logi, oavsett om de överstiger traktamentsbeloppet. Detta förutsätter dock att den anställde kan styrka sina utgifter med kvitton eller liknande underlag. Det är därför alltid viktigt att spara alla kvitton under en tjänsteresa.

Viktiga Aspekter att Tänka På:

• Policys: Det är viktigt att företaget har en tydlig policy kring kost och logi, som definierar vad som täcks, vilka beloppsgränser som gäller och hur utgifterna ska redovisas.
• Dokumentation: Alltid spara kvitton och resedokument för att kunna styrka utgifterna. Detta underlättar både bokföringen och eventuella skattekontroller.
• Skatteverkets Regler: Håll dig uppdaterad om Skatteverkets aktuella regler och belopp för traktamente, eftersom de kan förändras årligen.
• Representation vs. Kost och Logi: Var tydlig med skillnaden mellan kost och logi och representation. Representation kräver oftast mer specifik dokumentation och kan ha andra skattemässiga konsekvenser.

Sammanfattningsvis:

Kost och logi är en viktig del av företagets utgiftsposter när det gäller tjänsteresor. Genom att ha en tydlig policy, korrekta bokföringsrutiner och kunskap om skatteregler kan företaget hantera dessa kostnader effektivt och undvika onödiga överraskningar. Genom att erbjuda rättvis ersättning för kost och logi kan företaget dessutom bidra till att skapa en positiv upplevelse för sina anställda under tjänsteresor.