Hur skriver man ett avslag?

Konsten att Formulera ett Respektfullt Avslag – Och Varför Det Är Viktigt

Att bli avvisad efter en jobbansökan kan kännas tungt, oavsett hur många gånger man har varit med om det. Som sökande vill man gärna veta varför, men som rekryterare är det inte alltid möjligt att ge en detaljerad motivering till varje kandidat. Trots detta är hur avslaget formuleras avgörande för intrycket du lämnar, både om företaget och om dig själv som person. Ett välformulerat avslag är inte bara artigt, det kan faktiskt stärka ert varumärke och uppmuntra sökande att söka igen i framtiden.

Varför är ett bra avslag viktigt?

• Employer Branding: Ett respektfullt avslag visar att ni värdesätter de sökandes tid och intresse, även om de inte matchade kraven just den här gången. Detta bidrar till en positiv bild av företaget.
• Framtida Talanger: Den sökande kanske inte passade in nu, men kan vara en perfekt kandidat för en annan roll i framtiden. Ett bra avslag öppnar dörren för detta.
• Professionellt Intryck: Att svara alls är bättre än att ignorera. En tystnad kan signalera oprofessionalism och nonchalans.

Nyckelelement i ett Respektfullt Avslag:

• Inled med ett Tack: Börja med att tacka kandidaten för deras intresse och för att de tagit sig tid att söka tjänsten. Detta visar uppskattning för deras ansträngning.
• Var Tydlig med Beskedet: Var tydlig och direkt med att kandidaten inte har gått vidare i processen. Undvik eufemismer som kan missförstås.
• Ge en Kort Förklaring (utan att vara specifikt kritisk): Du behöver inte gå in på detaljer, men en generell förklaring kan hjälpa kandidaten att förstå. Till exempel: “Efter en noggrann utvärdering har vi beslutat att gå vidare med andra kandidater vars profil bättre matchar de specifika kraven för den här rollen.”
• Önska Lycka Till: Önska kandidaten lycka till i deras fortsatta jobbsökande. Detta visar empati och uppmuntran.
• Uppmuntra Framtida Ansökningar: Om ni är öppna för det, uppmuntra kandidaten att söka andra lediga tjänster på företaget i framtiden. Detta signalerar att ni värdesätter deras kompetens, även om den inte passade just nu.
• Var Snabb: Att svara relativt snabbt, inom en rimlig tidsram, visar respekt för den sökandes tid och förväntningar.

Exempel på ett Bra Avslag:

“Hej [Kandidatens namn],

Tack för ditt intresse för tjänsten som [Tjänstens namn] hos [Företagets namn] och för att du tog dig tid att skicka in din ansökan.

Efter en noggrann utvärdering av alla ansökningar har vi beslutat att gå vidare med andra kandidater vars profil bättre matchar de specifika kraven för den här rollen.

Vi uppskattar verkligen din ansökan och den tid du har investerat. Vi önskar dig lycka till i ditt fortsatta jobbsökande och uppmuntrar dig att hålla utkik efter andra lediga tjänster hos oss i framtiden.

Med vänliga hälsningar,

[Ditt namn/Företagets rekryteringsteam]”

Att undvika i ett Avslag:

• Vaga formuleringar: Var tydlig med att det är ett avslag, undvik att ge falska förhoppningar.
• Konstruktiv kritik: Undvik att ge detaljerad konstruktiv kritik i avslaget. Det kan öppna för diskussion och i värsta fall leda till missförstånd och konflikter.
• Personangrepp: Det viktigaste av allt, undvik att vara nedlåtande eller kritisk på ett personligt plan.

Sammanfattningsvis:

Ett respektfullt och genomtänkt avslag är en viktig del av en professionell rekryteringsprocess. Genom att vara tydlig, artig och uppmuntrande kan du stärka ditt varumärke och samtidigt lämna en positiv bild av ditt företag hos potentiella framtida medarbetare. Att komma ihåg att personen bakom ansökan är lika viktig som den roll du söker fylla är grundläggande för ett etiskt och framgångsrikt rekryteringsarbete.