Vad ska ett möte innehålla?

Vad ska ett möte innehålla? Åh, den eviga frågan! Jag har suttit på så många möten, helt meningslösa, som bara sög ut all energi. Minns ni det där mötet med marknadsavdelningen, där vi diskuterade nyansen i företagets logotyp i en hel timme? En HEL timme! Aldrig mer. Nej, ett bra möte, ett effektivt möte, det är något helt annat.

Ett bra möte, för mig, det börjar med ett klart syfte. Vad vill vi egentligen uppnå? Ska vi bara bolla idéer, eller ska vi fatta beslut? Ska vi planera nästa kvartalskampanj, eller bara avrapportera förra månadens försäljningssiffror? Det måste vara tydligt från början, annars blir det bara ett virrvarr, precis som det där mötet med HR-avdelningen… minns ni? Tre timmar om företagskulturen! Jag somnade nästan.

Sen, är det viktigt att det faktiskt är relevant för oss alla. Jag menar, behöver vi verkligen spendera tid på något som inte direkt påverkar vårt arbete? Jag pratar av egen erfarenhet. Tänk så mycket tid som går förlorad på saker som egentligen inte betyder något för organisationen. En gång satt vi och diskuterade en ny kaffemaskin i en hel halvtimme – det var en höjdpunkt på en redan väldigt tråkig måndag.

Nästa punkt, och detta är något jag verkligen brinner för: mötet måste stödja våra affärsprocesser. Det får inte bara vara en massa prat för pratets skull. Jag vill se konkreta resultat, framsteg, något som driver oss framåt. Annars, vad är då meningen? Det är ju så frustrerande!

En tydlig agenda är också a och o. Att ha en struktur, att veta vad vi ska prata om, i vilken ordning… det sparar massor av tid och energi. Precis som min kollega sa en gång; “Jag hade hellre städat hela kontoret än att sitta på ett ostrukturerat möte”. Hon har rätt, det är helt enkelt förödande ineffektivt.

Och sist, men absolut inte minst: tidsstyrning. Respekt för alla inblandades tid är så otroligt viktigt. Vi har alla annat att göra, inte sant? Om mötet är klart på den planerade tiden så blir jag både glad och imponerad.

Kort sagt: undvik onödiga diskussioner och oväsentlig information! Kom ihåg syftet, håll er till agendan och respektera varandras tid. Då blir mötet både produktivt och, kanske till och med, lite kul… förhoppningsvis iallafall!

#Agenda #Deltagare #Mål