När behöver man bokföra?

När ska du egentligen bokföra? En guide till rätt tidpunkt

Bokföringen är ryggraden i varje företags ekonomiska redovisning. Det är genom en korrekt och regelbunden bokföring du får överblick över företagets intäkter, kostnader, tillgångar och skulder. Men när är då rätt tidpunkt att faktiskt bokföra alla dessa affärshändelser? Medan det kanske låter som en trivial fråga, så finns det faktiskt tydliga riktlinjer och bra skäl att vara noggrann med timing.

Direkt på – kontanta transaktioner kräver snabbhet

Om ditt företag hanterar kontanter är regeln glasklar: bokför kontanta transaktioner senast nästkommande arbetsdag. Detta är inte bara en rekommendation, utan ett krav enligt bokföringslagen. Anledningen är enkel: kontanter är lätta att glömma bort eller att det kan uppstå felräkningar. Genom att bokföra direkt minskar du risken för missar och håller koll på kassan. Tänk dig exempelvis en frisörsalong som tar emot kontantbetalningar – dessa ska alltså registreras i bokföringen senast dagen efter.

Skynda långsamt? Bokföring av övriga transaktioner

För andra affärshändelser, såsom fakturor, banköverföringar och inköp på kredit, finns det lite mer flexibilitet, men principen är fortfarande så fort som möjligt. Lagen kräver inte att du ska bokföra dessa transaktioner dagen efter, men ju längre du väntar, desto större risk för att information försvinner, att detaljer glöms bort och att fel uppstår. En tumregel är att se till att bokföringen hålls uppdaterad kontinuerligt, exempelvis veckovis eller månadsvis.

Undantag och anstånd: När du kan vänta lite (men inte för länge)

Det finns vissa undantag som tillåter en viss fördröjning i bokföringen. Exempelvis kan det vara acceptabelt att vänta med att bokföra mindre, återkommande kostnader tills de samlats ihop, exempelvis kvitton för parkering eller kontorsmaterial. Det viktiga är dock att ha en tydlig rutin och att inte låta det gå för lång tid mellan händelse och bokföring. Kom ihåg att det i slutändan är du som ansvarar för att bokföringen är korrekt och fullständig.

Varför är det så viktigt att bokföra i tid?

Snabb och korrekt bokföring är mer än bara ett lagkrav – det är en förutsättning för en sund och effektiv företagsstyrning. Här är några viktiga fördelar:

• Bättre ekonomisk överblick: Du får en realtidsbild av företagets ekonomi, vilket hjälper dig att fatta informerade beslut om investeringar, kostnadsbesparingar och prissättning.
• Förenklad budgetering och prognoser: Med en uppdaterad bokföring kan du enklare skapa budgetar och göra prognoser för framtida intäkter och utgifter.
• Minskar risken för fel och missar: Genom att bokföra regelbundet minskar du risken för att viktiga transaktioner glöms bort eller att fel uppstår i beräkningarna.
• Underlättar redovisning och deklaration: När det är dags för årsredovisning och deklaration slipper du stressen med att leta efter borttappade kvitton och rekonstruera transaktioner.
• Stärker förtroendet hos intressenter: En välskött bokföring inger förtroende hos banker, investerare och andra intressenter.

Sammanfattning

Bokföring ska göras snabbt, korrekt och kontinuerligt. Kontanta transaktioner bokförs senast nästkommande arbetsdag, medan övriga affärshändelser bör bokföras så snart som möjligt. Att vänta för länge med bokföringen kan leda till fel, missar och en sämre ekonomisk överblick. Se till att etablera tydliga rutiner och håll din bokföring uppdaterad för att dra nytta av alla fördelar det innebär. En bra bokföring är grunden för ett framgångsrikt företag.