Hur sent kan ett företag skicka en faktura?

Hur sent kan ett företag egentligen skicka en faktura?

Många företagare, både de som skickar och de som tar emot fakturor, funderar någon gång på frågan: Finns det någon tidsgräns för hur sent en faktura kan skickas? Svaret är mer nyanserat än man kanske tror. Även om det inte finns någon lagstadgad absolut sista dag för att skicka en faktura, finns det viktiga aspekter att ta hänsyn till, framförallt preskriptionstiden.

Ingen absolut deadline för att skicka, men…

Låt oss vara tydliga: det finns ingen lag som säger att ett företag måste skicka en faktura inom en viss tid efter att en tjänst utförts eller en vara levererats. Du kan teoretiskt sett få en faktura ett år, två år, eller till och med längre tid efter att tjänsten utförts. Men ju längre tid som går, desto större blir risken för problem.

Problemet ligger i preskriptionen

Det verkliga problemet uppstår när vi talar om preskription. Preskriptionstiden för en faktura, det vill säga den tid efter vilken företaget inte längre har rätt att kräva betalning, är tre år för fordringar mot konsumenter (privatpersoner). För fordringar mellan företag är den preskriptionstiden däremot tio år.

Viktigt att notera är att preskriptionstiden börjar löpa från fakturans förfallodatum, inte från dagen då tjänsten utfördes eller varan levererades. Detta är en kritisk skillnad. Om en faktura utfärdas två år efter att arbetet slutförts och har ett förfallodatum en månad senare, så har företaget fortfarande nästan tre år på sig att kräva betalning efter förfallodatumet.

Konsekvenser av att vänta för länge

Även om det är juridiskt möjligt att skicka en faktura långt efter utfört arbete, finns det flera goda skäl att undvika det:

• Risk för missförstånd och tvister: Ju längre tid som går, desto större är risken att kunden inte minns överenskommelsen, har bytt kontaktperson eller ifrågasätter fakturans riktighet. Detta kan leda till onödiga konflikter och försenade betalningar.
• Svårigheter att bevisa utfört arbete: Att bevisa att arbetet utförts eller varan levererats blir svårare med tiden. Dokumentation kan gå förlorad och minnet kan svika.
• Dålig kundrelation: Att vänta länge med att fakturera kan ge ett oprofessionellt intryck och skada relationen till kunden. Kunden kan känna sig överraskad och misstänksam.
• Försämrat kassaflöde: Att fördröja faktureringen innebär att företaget får vänta längre på sina pengar, vilket kan påverka kassaflödet negativt.

Rekommendationer

För att undvika problem är det bäst att fakturera så snart som möjligt efter att en tjänst utförts eller en vara levererats. En bra tumregel är att fakturera inom 30 dagar. Detta ger en professionell bild av företaget, minskar risken för missförstånd och säkerställer ett bättre kassaflöde.

Sammanfattningsvis:

• Det finns ingen absolut sista dag för att skicka en faktura.
• Preskriptionstiden är tre år för fordringar mot konsumenter och tio år för fordringar mellan företag.
• Preskriptionstiden räknas från fakturans förfallodatum.
• Det är bäst att fakturera så snart som möjligt för att undvika problem med missförstånd, bevisbörda, kundrelationer och kassaflöde.

Genom att följa dessa riktlinjer kan företag navigera faktureringen på ett effektivt och professionellt sätt, samtidigt som de minimerar risken för potentiella juridiska eller affärsmässiga problem.