Hur bokför man kläder?

Bokföra Kläder i Företaget: En Guide till Rätt Konto och Hantering

Att bokföra kläder inom ett företag kan vid första anblicken verka enkelt, men det finns viktiga skillnader att tänka på för att säkerställa korrekt redovisning och undvika onödiga skattekonsekvenser. Denna artikel guidar dig genom de vanligaste scenarierna och ger dig en tydlig bild av hur du hanterar bokföringen av kläder i ditt företag.

När är kläder en kostnad för företaget?

Grundläggande handlar det om att avgöra om kläderna är en nödvändig del av verksamheten eller om det primärt handlar om en personlig förmån för den anställde. Detta är avgörande för att bestämma om kostnaden kan dras av som en utgift.

Arbetskläder och Skyddsutrustning – Konto 5480

Huvudregeln är att arbetskläder och skyddsutrustning som är nödvändiga för arbetet kan bokföras som en kostnad för företaget. Detta gäller framförallt kläder som:

• Är speciellt utformade för ett visst yrke: Tänk på kockkläder, byggarbetarkläder eller uniformer med företagets logotyp.
• Skyddar mot risker i arbetet: Till exempel skyddsskor, varselkläder eller andningsskydd.
• Är obligatoriska enligt lag eller förordning: Exempelvis kläder som uppfyller specifika säkerhetsstandarder.

Dessa typer av kläder bokförs vanligtvis på konto 5480 – Arbetskläder och skyddskläder. Detta konto används för att redovisa kostnader för inköp, reparationer och underhåll av dessa kläder.

Viktigt att tänka på vid bokföring av arbetskläder och skyddsutrustning:

• Dokumentation: Spara kvitton och fakturor noggrant.
• Specifikation: Specificera tydligt vad kläderna är avsedda för och varför de är nödvändiga för verksamheten.
• Arbetsgivarens ansvar: Arbetsgivaren är ansvarig för att tillhandahålla nödvändig skyddsutrustning.

Ersättning för Kläder som Anställda Köper Själva

Om en anställd köper obligatoriska arbetskläder eller skyddsutrustning och sedan får ersättning från företaget, ska detta hanteras som en kostnadsersättning snarare än en direkt utgift för arbetskläder.

Hur bokförs kostnadsersättningen?

Kostnadsersättningen bokförs lämpligast på ett lönekonto (exempelvis konto 7390 – Ersättningar). Det är viktigt att dokumentera kvittot för de köpta kläderna och att ersättningen är rimlig i förhållande till kostnaden.

Observera! Om ersättningen överstiger de faktiska kostnaderna kan mellanskillnaden betraktas som en skattepliktig förmån för den anställde.

Kläder som Personlig Förmån

Om kläderna inte kan klassificeras som nödvändiga arbetskläder eller skyddsutrustning, utan snarare ses som en personlig förmån för den anställde (t.ex. snygga uniformer som marknadsför företaget men inte är obligatoriska), ska detta förmånsbeskattas. Det innebär att den anställde ska beskattas för värdet av kläderna och företaget ska betala arbetsgivaravgifter.

Sammanfattning:

Att bokföra kläder korrekt kräver en förståelse för skillnaden mellan nödvändiga arbetskläder/skyddsutrustning och personliga förmåner.

• Arbetskläder och skyddsutrustning (konto 5480): Nödvändiga för arbetet och/eller obligatoriska enligt lag.
• Ersättning för kläder: Bokförs som kostnadsersättning (lönekonto) om den anställde själv köper obligatoriska kläder.
• Personliga förmåner: Förmånsbeskattas.

Genom att följa dessa riktlinjer kan du säkerställa en korrekt och transparent redovisning av kläder i ditt företag. Rådgör alltid med en redovisningskonsult om du är osäker på hur du ska hantera en specifik situation.