Hur berättar man för en person att de inte fick jobbet?

Att lämna beskedet: Hur man förmedlar ett nej på ett professionellt och empatiskt sätt

Att meddela en jobbsökande att de inte fått jobbet är en svår men nödvändig del av rekryteringsprocessen. Det är viktigt att göra det på ett sätt som är både professionellt och empatiskt, för att minimera besvikelsen och bibehålla en positiv relation. En väl genomtänkt kommunikation kan till och med lämna ett positivt intryck, trots det negativa beskedet.

Förberedelse är A och O: Innan du kontaktar kandidaten, se till att du har en tydlig och kortfattad förklaring till varför de inte valdes. Undvik vaga formuleringar eller uttryck som kan tolkas som oklara eller oförskämda. Fokusera på objektiva fakta snarare än subjektiva åsikter.

Val av kommunikationskanal: För de flesta situationer är ett samtal, om möjligt, att föredra. Det ger möjlighet till en mer personlig och empatisk kommunikation och du kan bättre avläsa och hantera den sökandes reaktion. Om ett samtal inte är möjligt, använd ett professionellt och välformulerat mejl. Undvik meddelanden via SMS eller sociala medier.

Vad du bör säga (eller skriva):

• Börja med en personlig hälsning: Använd sökandens namn och visa att du uppskattar deras intresse för tjänsten. Exempel: “Hej [namn], tack för ditt intresse för tjänsten som [tjänstens namn] och för din tid i rekryteringsprocessen.”
• Kom direkt till saken: Undvik att slingra dig. Var tydlig och direkt med att de inte valts ut för tjänsten. Exempel: “Vi har nu slutfört rekryteringsprocessen och valt att gå vidare med andra kandidater.”
• Förklara (kortfattat) varför: Ge en kort och objektiv förklaring. Fokus ska ligga på varför andra kandidater bedömdes som bättre lämpade för denna specifika tjänst. Undvik generella uttalanden som “vi fick in många starka ansökningar”. Exempel: “Efter noggrann bedömning av alla ansökningar, fann vi att andra kandidater bättre uppfyllde de specifika krav som rollen ställer på erfarenhet inom [område].” Eller: “Dina kunskaper inom [område] var imponerande, men för denna roll sökte vi någon med mer erfarenhet av [ett annat område].”
• Lyft fram positiva aspekter: Hitta något positivt att lyfta fram i sökandens ansökan eller CV. Detta mildrar besvikelsen och visar att du har tagit dig tid att gå igenom deras material. Exempel: “Din presentation av [projekt/erfarenhet] var mycket imponerande och välskriven.” Eller: “Vi uppskattade din entusiasm och positiva inställning.”
• Avsluta professionellt: Tacka igen för deras intresse och önska dem lycka till i den fortsatta jobbsökningen. Exempel: “Tack än en gång för ditt intresse för tjänsten. Vi önskar dig all lycka till i din fortsatta karriär.”

Vad du bör undvika:

• Otydliga eller vaga formuleringar.
• Kritiska eller negativa kommentarer.
• Långa, utdragna förklaringar.
• Falska löften om framtida möjligheter (om det inte finns några).
• Att skylla på andra.

Att lämna ett nej på ett professionellt och empatiskt sätt är viktigt för att upprätthålla ett gott rykte för företaget och för att visa respekt för den sökande. Genom att följa dessa riktlinjer kan du göra processen så smidig och positiv som möjligt under omständigheterna.