Vad innebär kost och logi?

Kost och logi vid tjänsteresor: En tydligare bild

Att resa i tjänsten är en naturlig del av många yrken. För att underlätta för både anställda och arbetsgivare finns regler kring hur kostnader för mat, dryck och logi hanteras. Ofta används begreppet “kost och logi” (konto 58XX i bokföringen), men det är viktigt att förstå vad detta innefattar och hur det skiljer sig från traktamente.

Kost och logi (58XX): Faktiska utlägg, inte representation

När en anställd reser i tjänsten och har faktiska utgifter för övernattning och måltider, bokförs dessa ofta under “kost och logi” (konto 58XX). Detta avser dokumenterade utgifter för exempelvis hotellrum, frukost, lunch och middag. Det är avgörande att dessa utgifter är direkt kopplade till tjänsteresan och inte kan betraktas som representation. En middag med en kund skulle exempelvis inte falla under denna kategori. Kvitton är avgörande för att styrka dessa kostnader.

Arbetsgivaren kan skattefritt ersätta den anställde för dessa dokumenterade utlägg. Detta innebär en betydande fördel för både anställd och arbetsgivare, då det minskar den administrativa bördan och undviker skattepålägg.

Skillnaden mellan kost och logi och traktamente

Traktamente är en schablonersättning för kostnader under tjänsteresor. Det innebär att arbetsgivaren betalar ett fast belopp per dag, oavsett de faktiska utgifterna. Traktamente används ofta för resor som varar längre tid eller där det är opraktiskt att redovisa varje enskild utgift. Reglerna för traktamente skiljer sig från reglerna för kost och logi och beror på resans längd och destination.

Viktiga punkter att komma ihåg:

• Dokumentation: Kvitton är essentiella för att styrka kostnaderna för kost och logi. Utan kvitton riskerar ersättningen att beskattas.
• Rimlighet: Utgifterna måste vara rimliga i förhållande till resans längd och plats.
• Representation: Utgifter för representation ska inte bokföras som kost och logi.
• Intern policy: Varje företag bör ha en tydlig policy för hur kost och logi hanteras för att säkerställa enhetlighet och efterlevnad av skatteregler.

Genom att förstå skillnaden mellan kost och logi och traktamente, och genom att följa de relevanta reglerna och dokumentera utgifter korrekt, kan både anställda och arbetsgivare undvika missförstånd och onödiga skattekonsekvenser. Det är alltid rekommenderat att kontakta en skatterådgivare för att säkerställa korrekt hantering av dessa kostnader.