Hur bokför man inköp med privata pengar?

Hur bokför man inköp med privata pengar: AB vs enskild firma

Att förstå hur bokför man inköp med privata pengar minskar risken för felaktiga deklarationer. Genom att hantera privata utlägg korrekt skyddar du verksamhetens ekonomi och undviker onödiga granskningar. Läs de specifika reglerna för din företagsform för att säkerställa en smidig och godkänd bokföring.

Hur bokför man inköp med privata pengar?

När du gör ett inköp till företaget med dina privata pengar - ett så kallat eget utlägg - bokförs själva kostnaden och momsen som vanligt på företaget, men betalningen registreras mot ett skuldkonto eftersom företaget då blir skyldig dig pengar. Hur du bokför beror helt på vilken företagsform du har. Det kan ibland kännas krångligt med alla kontonummer och regler, men när man väl förstår grundprincipen flyter det på ganska snabbt.

Bokföra utlägg i ett aktiebolag

I ett aktiebolag hanteras utlägget som en skuld till dig som person. Om du vill bokföra utlägg aktiebolag privata pengar korrekt måste du registrera skulden. Debet: Kostnadskonto (till exempel kontorsmaterial eller verktyg). Debet: Konto 2641 Ingående moms (om momsen är avdragsgill). Kredit: Konto 2893 Skuld till närstående personer (eller 2890).

Varför det är viktigt att skilja på person och bolag

Många som driver aktiebolag blandar ihop privata köp med företagets ekonomi, vilket snabbt skapar problem vid revision. Att använda konto 2893 visar tydligt hur bokför man privata utlägg i företaget på ett säkert sätt. Lets be honest - det händer ganska ofta att företagets kort glöms hemma när man snabbt behöver köpa in något till kontoret.

Bokföra eget utlägg i enskild firma

I en enskild firma är du och företaget samma juridiska person, vilket gör att hanteringen ser annorlunda ut. Här väljer många att bokföra eget utlägg enskild firma i stället som en egen insättning eftersom du skjuter till egna medel i verksamheten. Debet: Kostnadskonto för inköpet. Debet: Konto 2641 Ingående moms (om avdragsgill). Kredit: Konto 2018 Övriga egna insättningar.

Skillnaden mot aktiebolag i praktiken

Till skillnad från aktiebolaget skapas ingen egentlig skuld som företaget ska betala tillbaka till dig som en extern långivare, utan det räknas som en insättning i enskild firma. Det är en vanlig fallgrupp att använda samma konton för båda bolagsformerna, så håll koll på om du driver AB eller enskild firma innan du konterar.

Återbetalning och hantering av kvitton

När företaget sedan betalar tillbaka pengarna till ditt privata konto gör du en återbetalning av utlägg bokföring från företagskontot. Denna utbetalning bokför du mot samma skuldkonto eller insättningskonto (2893 eller 2018) för att nollställa beloppet. Spara alltid kvitto eller digitalt underlag som verifikation, eftersom Skatteverket kräver detta vid en eventuell granskning. Enligt gällande regler inom redovisning behöver ett kvitto alltid finnas sparat i sju år, oavsett om inköpet gjordes med privata pengar eller företagskort.

Skillnader i bokföring mellan aktiebolag och enskild firma

Aktiebolag

Företaget är en egen juridisk person skild från dig.

Konto 2893 Skuld till närstående personer används.

Företaget betalar tillbaka pengarna som en skuld till dig.

Enskild firma

Du och företaget är samma ekonomiska enhet.

Konto 2018 Övriga egna insättningar används.

Uttag görs mot eget kapital utan att det räknas som återbetalning av lån.

Egen utläggshantering för Anna i hennes aktiebolag

Anna driver ett litet aktiebolag inom konsultverksamhet och behövde snabbt köpa en ny skrivbordsstol för 2 500 kronor när hennes gamla gick sönder. Företagskortet låg på kontoret, så hon använde sitt privata bankkort.

Första försöket tänkte hon strunta i att bokföra det eftersom beloppet kändes litet, men insåg att hon riskerade att missa både avdragsgill moms och rätten att få pengarna tillbaka av bolaget.

Hon letade upp rätt kontering och bokförde köpet med debet på kostnadskonto, debet på ingående moms (konto 2641) och kredit på skuld till närstående (konto 2893).

När bolagets kundfakturor betalades veckan efter, förde hon över 2 500 kronor från företagskontot till sitt privata konto och nollställde skulden utan problem.