Hur bokför man privata utlägg?

Hantera privata utlägg för företaget – en enkel guide

Att blanda privata och företagsmässiga utgifter kan bli en administrativ mardröm. Men ibland uppstår situationer där en anställd behöver göra ett privat utlägg för företagets räkning. Hur hanterar man då detta på ett korrekt och effektivt sätt? Denna artikel guidar dig genom bokföringen av privata utlägg för att säkerställa en tydlig och transparent översikt.

Skapa tydlighet från början:

Nyckeln till smidig hantering av privata utlägg ligger i att skapa ett strukturerat system. Istället för att blanda ihop privata och företagsmässiga utgifter på samma konto är det avgörande att separera dem. Detta görs genom att använda ett specifikt konto för anställdas privata utlägg. Ett vanligt konto för detta syfte är exempelvis 2890 “Anställdas privata utlägg”, men numreringen kan variera beroende på ditt bokföringssystem. Detta konto representerar en skuld från företaget till den anställde.

Bokföring av det privata utlägget:

När en anställd gör ett privat utlägg för företaget, bokförs det som en vanlig kostnad för företaget. Till exempel, om en anställd köper kontorsmaterial med sitt privata kreditkort, bokförs detta som en kostnad under rätt kategori (t.ex. “Kontorsmaterial”). Samtidigt bokförs en motsvarande skuld till den anställde på konto 2890. Detta innebär en dubbel bokföring:

• Debet: Respektive kostnadskonto (t.ex. Kontorsmaterial)
• Kredit: Konto 2890 (Anställdas privata utlägg)

Exempel:

En anställd köper kontorsmaterial för 500 kr med sitt privata kort. Bokföringen ser ut så här:

• Debet: 6xxx Kontorsmaterial 500 kr
• Kredit: 2890 Anställdas privata utlägg 500 kr

Detta skapar en tydlig registrering av kostnaden för företaget och samtidigt en skuld till den anställde.

Återbetalning av utlägget:

När företaget återbetalar den anställde för det privata utlägget, bokförs detta som:

• Debet: 2890 Anställdas privata utlägg
• Kredit: Respektive konto för utbetalning (t.ex. Bankkonto)

Viktigt att tänka på:

• Kvitton: Alla privata utlägg bör alltid åtföljas av kvitton som bevis för kostnaden. Detta är viktigt för både bokföring och eventuell skatterapportering.
• Skapa tydliga rutiner: Definiera tydliga rutiner för hur privata utlägg ska hanteras, inklusive ansökningsprocesser och godkännande.
• Regelbunden kontroll: Se till att regelbundet kontrollera och avstämma konto 2890 för att säkerställa att alla utlägg återbetalas i tid.
• Rådfråga en expert: Om du är osäker på hur du ska bokföra privata utlägg är det alltid bäst att rådfråga en bokföringskonsult eller revisor.

Genom att följa dessa steg säkerställer du en korrekt och effektiv hantering av privata utlägg, vilket bidrar till en sund och transparent företagsbokföring.