När ska färdskrivaren tömmas?

Färdskrivaren – Tömma eller kopiera? En guide till lagkrav och arkivering

Färdskrivaren är en central komponent i yrkestrafiken och övervakar kör- och vilotider för att säkerställa trafiksäkerhet och rättvisa arbetsvillkor. Många yrkesförare och åkerier undrar ofta över hur ofta färdskrivaren ska “tömmas”. Svaret är dock inte så enkelt som det verkar, och ordet “tömma” kan vara missvisande. Det handlar snarare om att regelbundet kopiera och arkivera data, inte att radera den.

Kravet: Kopiering var 28:e dag

Den viktigaste tidsfristen att ha i åtanke är 28 dagar. Enligt lag måste data från förarkortet i den digitala färdskrivaren kopieras och arkiveras minst var 28:e dag. Detta krav säkerställer att informationen om förarens aktivitet sparas regelbundet och inte går förlorad. Det är viktigt att poängtera att det inte handlar om att “tömma” färdskrivaren så att den blir tom, utan om att göra en kopia av datan. Färdskrivaren fortsätter att registrera data även efter kopieringen.

Arkivering i minst ett år

Utöver den regelbundna kopieringen finns det ytterligare ett lagkrav att uppfylla: Datat måste sparas i minst ett år. Denna arkivering är avgörande för att kunna presentera informationen vid eventuella myndighetskontroller. Kontrollerna kan utföras av exempelvis Transportstyrelsen eller Polisen, och de har rätt att granska kör- och vilotider för att säkerställa att reglerna efterlevs.

Varför är det viktigt att följa reglerna?

Att inte efterleva reglerna kring kopiering och arkivering av färdskrivardata kan leda till allvarliga konsekvenser. Det kan innebära:

• Böter: Både föraren och åkeriet kan åläggas böter för bristande efterlevnad.
• Indraget tillstånd: I allvarliga fall kan åkeriets tillstånd att bedriva yrkestrafik dras in.
• Sämre rykte: Företag som inte följer reglerna riskerar att få ett dåligt rykte, vilket kan påverka deras affärer negativt.

Praktiska tips för att säkerställa efterlevnad:

• Använd programvara: Det finns specialiserad programvara som underlättar processen med att kopiera och arkivera färdskrivardata. Dessa program kan ofta automatisera processen och påminna om när det är dags att göra en ny kopia.
• Skapa rutiner: Utveckla tydliga rutiner för hur och när färdskrivardata ska kopieras och arkiveras. Fördela ansvaret tydligt inom organisationen.
• Utbilda personalen: Se till att alla berörda medarbetare är väl insatta i reglerna kring färdskrivare och vet hur man hanterar datan korrekt.
• Regelbundna kontroller: Genomför interna kontroller för att säkerställa att rutinerna efterlevs och att datan arkiveras korrekt.

Sammanfattningsvis:

Glöm tanken på att “tömma” färdskrivaren. Fokusera istället på att regelbundet kopiera och arkivera datan. Kom ihåg att:

• Förarkortets data ska kopieras minst var 28:e dag.
• All data måste arkiveras i minst ett år.
• Använd programvara och skapa tydliga rutiner för att underlätta processen.

Genom att följa dessa riktlinjer kan du säkerställa att du och ditt företag efterlever lagkraven och undviker onödiga problem. Genom att prioritera en korrekt hantering av färdskrivardata bidrar du dessutom till en säkrare och mer rättvis yrkestrafik.