Hur länge ska kvitton sparas i bokföringen?

Slipp kvittkaos: Så länge ska du spara dina kvitton efter regeländringen

Att hålla ordning på kvitton kan kännas som en syssla hämtad från stenåldern, men det är en viktig del av en sund bokföring. Och reglerna kring hur länge dessa papperslappar (eller digitala filer) ska sparas har faktiskt ändrats. Missförstånden är många, så låt oss reda ut vad som gäller.

Fram till den 1 juli 2024 gällde en sjuårig arkiveringstid för räkenskapsinformation. Men sedan den 1 juli 2024 är det sex år som gäller. Det innebär att du behöver spara kvitton, fakturor och annan relevant dokumentation i sex år efter utgången av det räkenskapsår de tillhör.

Låt oss ta ett konkret exempel: Ett kvitto daterat januari 2024 tillhör räkenskapsåret 2024 (om ditt räkenskapsår följer kalenderåret). Du behöver alltså spara detta kvitto till och med utgången av 2030, alltså sex år efter utgången av räkenskapsåret 2024.

Viktigt att notera: Även om själva kvittot är från januari 2024, är det räkenskapsårets slutdatum som avgör hur länge det ska sparas.

Varför just sex år? Förändringen till sex år syftar till att harmonisera reglerna med andra länder och förenkla för företag. Den kortare arkiveringstiden innebär mindre administrativt arbete och minskade kostnader för lagring.

Digitalisering underlättar: Att spara kvitton digitalt blir allt vanligare och underlättar arkiveringen avsevärt. Se till att använda ett system som uppfyller Skatteverkets krav på säkerhet och sökbarhet. Fota kvitton direkt och organisera dem i mappar – det sparar både tid och utrymme.

Tänk på:

• Revision: Även om den lagstadgade tiden är sex år, kan det finnas skäl att spara kvitton längre, exempelvis vid en revision.
• Garantier: Vissa produkter har garantier som sträcker sig längre än sex år. Spara kvitton för dessa produkter under hela garantiperioden.
• Tvist: Vid en eventuell tvist med en kund eller leverantör kan det vara bra att ha tillgång till äldre kvitton.

Genom att ha koll på de nya reglerna och implementera ett effektivt system för kvittohantering kan du undvika onödigt huvudbry och säkerställa att du följer lagen. Slipp kvittkaoset och få mer tid över till det som verkligen spelar roll i ditt företag!