Vad kan man använda istället för OCR-nummer?

Alternativ vid saknat OCR-nummer

Saknar du en specifik betalningsreferens under din banköverföring uppstår ofta funderingar kring hur du identifierar betalningen. Att förstå hur du fyller i meddelandefältet korrekt skyddar mot felaktiga överföringar och förseningar hos mottagaren.

Vad kan man använda istället för OCR-nummer?

När du ska betala en faktura som saknar OCR-nummer kan du använda referensnummer istället för ocr, fakturanummer eller kundnummer istället som unik identifierare. Det är viktigt att ange dessa uppgifter i meddelandefältet i din internetbank istället för i OCR-fältet så att mottagaren kan matcha betalningen manuellt. Processen kan variera något beroende på vilken bankgiro- eller plusgirotjänst som används för överföringen.

Att hantera betalningar utan automatiska strukturer är vanligt - och det kräver extra noggrannhet. Ungefär en del mindre företag skickar fortfarande fakturor utan OCR-funktion eftersom det kräver ett specifikt bankgiroavtal. För dig som konsument innebär detta att du måste byta taktik i bankappen för att inte få felmeddelanden på grund av kontrollsiffror.

Så byter du från OCR till meddelande i bankappen

För att betala utan ocr nummer måste du aktivt ändra inmatningstyp i din internetbank från OCR-nummer till meddelande. Om du låter fältet stå kvar på OCR kommer banken att kräva en giltig kontrollsiffra enligt algoritmen modulus-10, vilket gör att betalningen nekas direkt. Lösningen är att klicka på den lilla rullistan eller kryssrutan bredvid textfältet och välja meddelande istället.

Jag minns första gången jag stötte på detta i Swedbanks app och fyllde i fakturanumret i OCR-rutan. Systemet vägrade envist att godkänna betalningen och jag kände hur irritationen steg. Det tog mig tio minuters letande innan jag insåg att jag behövde klicka på knappen märkt meddelande. Plötsligt försvann spärren. Enkel miss - men lätt att undvika.

De svenska storbankerna som SEB, Nordea och Handelsbanken har liknande flöden där du manuellt klickar för att ändra betalningstyp. När du har gjort detta skiftar fältets validering och du kan skriva vanlig text och siffror.

Checklista: Vad skriver man istället för ocr-nummer?

När du använder meddelandefältet för att betala räkning med meddelande bör du vara så specifik som möjligt för att minska risken för förseningsavgifter. Mottagaren måste nämligen sitta och leta efter din betalning i sin kundreskontra manuellt. Fakturanummer: Detta är den absolut viktigaste koden som kopplar betalningen till rätt skuld. Kundnummer: Hjälper ekonomisystemet att snabbt hitta din unika profil bland tusentals andra kunder. För- och efternamn: Ett utmärkt komplement om du betalar i egenskap av privatperson och namnet stämmer med fakturan. Organisationsnummer: Om betalningen sker mellan två företag underlättar detta matchningen avsevärt.

Undvik att skriva onödig text som Hej här kommer pengarna eftersom det bara tar upp värdefullt teckenutrymme. Meddelandefältet har ofta en strikt begränsning på mellan 12 och 20 tecken i det standardiserade bankgirosystemet. Håll it kort. Bara rena siffror och namn.

Vad händer om betalningen inte kan matchas automatiskt?

Om du är osäker på om du använt rätt referensnummer istället för ocr kan det vara klokt att kontakta fakturautställaren direkt efter överföringen. Manuella registreringsfel sker regelbundet hos ekonomiavdelningar och kan leda till onödiga påminnelser. Faktum är att en del av alla manuella meddelandebetalningar kräver någon form av handpåläggning eller korrigering i efterhand.

Företag som hanterar stora volymer fakturor använder automatisk avprickning, där systemet matchar inkommande pengar mot öppna poster på bankgirot inom 24 timmar. Utan OCR hamnar din betalning istället på en lista för ej identifierade inbetalningar. Där ligger pengarna tills någon manuellt hinner granska ditt meddelande och pricka av det.

Jämförelse: Olika referenser vid fakturabetalning

Fakturanummer ⭐ (Rekommenderas)

1. Låg risk så länge alla siffror skrivs in korrekt i ordning
2. Kopplar betalningen direkt till det specifika köptillfället och beloppet
3. Mycket snabb hantering eftersom numret är unikt i kundreskontran

Referensnummer

1. Medelhög risk om det finns flera obetalda fakturor på samma referens
2. Kan ibland syfta på ett specifikt projekt eller en person snarare än själva fakturan
3. Medelsnabb hantering då ekonomiavdelningen kan behöva leta efter beloppet

Kundnummer

1. Hög risk för felaktig avprickning om du har flera löpande abonnemangsfakturor
2. Identifierar bara dig som köpare, inte vilket specifikt dokument det gäller
3. Långsammare hantering eftersom ekonomisystemet inte ser vilken skuld som avses

Ett mindre snickeris kamp med manuella betalningar

Karlssons Snickeri i Örebro skickade ut sina kundfakturor manuellt via Word och använde vanliga löpnummer istället för ett automatiserat OCR-system. Ägaren Erik märkte snabbt att tre av tio kunder fyllde i fel information vid betalning, vilket skapade kaos i bokföringen varje månadsskifte.

En kund fyllde i ordet 'snickeri' i meddelandefältet på en överföring till företagets bankgiro utan att ange vilket fakturanummer det gällde. Erik tvingades lägga flera timmar på att ringa runt till olika kunder baserat på beloppet för att spåra vem som faktiskt hade betalat.

Genom att börja trycka en tydlig instruktion längst ned på fakturan där det stod 'Ange fakturanummer som meddelande vid banköverföring' guidades kunderna rätt. Erik ändrade också i sina mallar så att fakturanumret alltid bestod av max 6 siffror för att passa internetbankernas meddelandebegränsningar.

Detta enkla grepp minskade de oidentifierade inbetalningarna markant, och administrationstiden vid månadens slut sjönk med åtskilliga timmar, vilket bevisar att tydlig kommunikation sparar tid för båda parter.