Ska du börja ett brev med Jag skriver?

Skrota “Jag skriver”: Konsten att inleda brev och e-post mer effektivt

I en tid då vår uppmärksamhet är en bristvara och snabb kommunikation är normen, gäller det att vara effektiv med varje ord vi använder. Inom brev- och e-postkonsten innebär det att vi behöver ifrågasätta etablerade fraser och hitta mer direkta sätt att förmedla vårt budskap. En sådan fras som ofta kan skrotas är den klassiska inledningen: “Jag skriver…”.

Varför är “Jag skriver…” överflödigt? Tänk efter: Du skriver ju faktiskt. Det är underförstått att du är den som producerar texten. Precis som när du svarar i telefon och slipper säga “Jag ringer”, kan du i skrift direkt hoppa till sak. Det blir en vinst i tydlighet och professionalism.

Tänk dig följande scenario:

• Inledning med “Jag skriver…”: “Jag skriver till dig angående den faktura som förföll den 15 mars.”
• Direkt inledning: “Fakturan förfallen den 15 mars behöver er uppmärksamhet.”

Skillnaden är subtil, men den direkta inledningen känns mer kraftfull och fokuserad. Den signalerar att du respekterar mottagarens tid och att du har ett tydligt ärende.

Så, hur kan du inleda dina brev och e-post mer effektivt? Här är några tips:

• Börja med syftet: Istället för att säga “Jag skriver för att…”, börja direkt med anledningen till att du skriver. “Denna e-post bekräftar vårt möte på torsdag” eller “Jag kontaktar dig med anledning av…” är bra exempel.
• Ställ en fråga: Om du har en fråga, ställ den direkt. “Har ni möjlighet att delta i nästa veckas konferens?” är mer engagerande än “Jag skriver för att fråga om ni kan delta…”
• Presentera nyheten: Om du har en viktig nyhet att dela, kom till saken omedelbart. “Vi är glada att meddela att…” eller “Vi vill informera er om att…” ger en tydlig start.
• Använd en hälsningsfras: En kort hälsningsfras, som “Hej [Namn]”, kan följas direkt av syftet med din kommunikation. “Hej [Namn], jag ville bara bekräfta…”

Varför är detta viktigt?

• Tydlighet: Direkt kommunikation minskar risken för missförstånd.
• Professionalism: Att vara kortfattad och fokuserad signalerar respekt för mottagarens tid.
• Effektivitet: Du kommer snabbare till kärnan i ditt budskap och ökar chansen att få det gensvar du önskar.

Att skippa “Jag skriver…” är en liten förändring, men den kan göra stor skillnad för hur dina brev och e-post tas emot. Kom ihåg att varje ord räknas och att tydlighet är nyckeln till effektiv kommunikation. Nästa gång du sätter dig ner för att skriva, utmana dig själv att börja direkt – du kommer bli förvånad över resultatet.