När kontaktar man referenser?

När i rekryteringsprocessen ska man ta referenser? En guide till effektiv referenstagning

Referenstagning är en vital del av en framgångsrik rekryteringsprocess. Det ger en unik inblick i kandidatens tidigare prestationer, arbetssätt och personliga egenskaper, utöver det som framkommer i ansökan och intervjuer. Men när ska man egentligen kontakta referenserna? Svaret är oftast i slutskedet av rekryteringen, men det finns viktiga aspekter att beakta för att maximera värdet av referenserna.

I slutskedet, men inte för sent:

Generellt sett är det klokt att ta referenser efter att du har identifierat dina mest lovande kandidater, men innan du tar det slutgiltiga beslutet om anställning. Detta innebär vanligtvis efter den andra eller tredje intervjun, när du har en tydlig bild av kandidatens kompetenser och personlighet.

Varför vänta till slutet?

Att vänta med referenstagningen ger flera fördelar:

• Fokus på de mest potentiella: Du undviker att lägga tid och resurser på att kontakta referenser för kandidater som kanske inte är aktuella längre.
• Mer informerade frågor: Du har hunnit lära känna kandidaten genom intervjuer och kan anpassa dina frågor till referenserna baserat på den informationen, vilket ger mer relevanta svar.
• Respekt för kandidaten och referensen: Att kontakta referenser tidigt i processen kan uppfattas som påträngande eller onödigt. Att vänta till slutet signalerar att du tar processen seriöst och respekterar både kandidatens och referensens tid.

Förberedelse är A och O:

Innan du lyfter luren eller skickar ett e-postmeddelande till referenserna är det avgörande att vara väl förberedd. Detta innebär att:

• Skapa en frågestruktur: Utveckla en tydlig och strukturerad frågelista baserad på kravprofilen för tjänsten. Frågorna bör fokusera på relevanta kompetenser, erfarenheter och egenskaper.
• Anpassa frågorna: Varje kandidat är unik. Anpassa frågorna ytterligare baserat på vad du har lärt dig om kandidaten under intervjuerna. Vilka områden behöver du förtydliga? Vilka styrkor vill du bekräfta?
• Informera kandidaten: Innan du kontaktar referenserna, informera kandidaten om att du kommer att göra det och ge dem möjlighet att förbereda sina referenser.
• Fundera på vad du vill veta: Tänk bortom de uppenbara frågorna om ansvarsområden och arbetsuppgifter. Försök att få insikter i kandidatens arbetssätt, problemlösningsförmåga, och hur de fungerar i en grupp.

Effektiv referenstagning i praktiken:

En välplanerad referenstagning kan ge värdefulla insikter som hjälper dig att fatta ett välgrundat beslut. Genom att vänta till slutet av rekryteringsprocessen och vara väl förberedd kan du maximera nyttan av referenserna och öka chanserna att hitta rätt person för jobbet. Kom ihåg att referenstagning är en dialog, inte en avbockningslista. Lyssna uppmärksamt på referensernas svar och var beredd att ställa följdfrågor för att få en djupare förståelse. Lycka till!