När är personalrepresentation avdragsgill?

När är personalrepresentation avdragsgill? En guide för företag

Representation av personal är ett vanligt förekommande inslag i många företags verksamhet. Det kan handla om allt från enklare fikapauser till mer formella middagar och evenemang. Men när är dessa utgifter faktiskt avdragsgilla i företagets bokföring? Och hur påverkar momsen avdragsrätten?

För att få dra av kostnaden för personalrepresentation krävs det att utgiften är verksamhetsmässig och dokumentär väl underbyggd. Det innebär att representationen ska främja företagets verksamhet, till exempel genom att stärka relationer med anställda, öka motivationen eller fira framgångar. En enkel after work med kollegor kan vara avdragsgill om den har ett tydligt syfte kopplat till företagets verksamhet, medan en spontan middag på en exklusiv restaurang utan koppling till arbetet sannolikt inte är det.

Mat och dryck: Den vanligaste formen av personalrepresentation är mat och dryck. Här gäller strikta regler för momsavdrag. Momssatsen är 12%. För att få dra av momsen på mat och dryck begränsas avdraget till högst 300 kronor exklusive moms per person och tillfälle. Detta innebär att momsen du kan dra av per person och tillfälle är maximalt 36 kronor (12% av 300 kr). Överstiger kostnaden för mat och dryck detta belopp är den överskjutande momsen inte avdragsgill. Det är viktigt att hålla noggranna kvitton som tydligt specificerar vad som ingår i kostnaden.

Exempel: Om en företagslunch kostar 400 kronor exklusive moms per person, kan du endast dra av moms på 300 kronor (36 kr). Momsen på de resterande 100 kronorna är inte avdragsgill.

Andra utgifter: Utöver mat och dryck kan andra former av representation vara avdragsgilla, exempelvis inträdesbiljetter till evenemang, kostnader för konferenser eller liknande aktiviteter som direkt gynnar företagets verksamhet. Också här krävs god dokumentation för att säkerställa avdragsrätten. Det är viktigt att tydligt kunna visa kopplingen mellan utgiften och företagets verksamhet.

Viktigt att notera: Skatteverket granskar noggrant avdrag för representation. Otydlig dokumentation eller uppenbart överdrivna kostnader kan leda till att avdraget nekas. Det är därför viktigt att alltid hålla ordentliga kvitton och skapa en tydlig redovisning av syftet med representationen. Vid osäkerhet är det alltid bäst att rådfråga en skatterådgivare eller revisor.

Denna artikel ger en översiktlig guide och bör inte ses som en fullständig juridisk rådgivning. För mer detaljerad information rekommenderas att konsultera Skatteverkets hemsida eller en skatterådgivare.