Hur många passager betalar trängselskatt?

Tjänsteresa eller privat färd? Så hanteras trängselskatt korrekt.

Trängselskatt är en realitet för många bilister i Stockholm och Göteborg. Men hur hanteras den egentligen när företagets bil används, och vem bär egentligen kostnaden? Svaret är inte alltid enkelt, och det beror helt på resans syfte. En felaktig hantering kan leda till onödiga kostnader och skattetekniska problem.

Låt oss ta ett exempel: En anställd kör igenom betalstationer fem gånger under en vecka, vilket resulterar i en total trängselskatt på 100 kronor. Vid första anblicken kan det verka enkelt att låta företaget stå för hela kostnaden. Men så enkelt är det inte. Det avgörande är om resorna var tjänsteresor eller privata färder.

Enbart en noggrann dokumentation kan skilja på de två. I vårt exempel kan föraren styrka två av de fem passagerna som tjänsteresor genom en korrekt förd körjournal och tillhörande dokumentation, exempelvis mötesinbjudningar eller kundkontrakt. Det innebär att de resterande tre passagerna, trots att de skett med företagets bil, räknas som privata.

Konsekvenserna av otydlig hantering:

Om företaget betalar hela trängselskatten på 100 kronor i exemplet ovan, trots att 60 kronor avser privata resor, uppstår en skattepliktig förmån för den anställde. Företaget måste då redovisa detta som en löneförmån och betala sociala avgifter på beloppet. Den anställde får i sin tur betala inkomstskatt på förmånen.

Hur gör man rätt?

För att undvika onödig administration och skattekonsekvenser är det viktigt att ha tydliga rutiner för hantering av trängselskatt:

• Körjournal: En korrekt förd körjournal är A och O. Den ska innehålla information om datum, tid, resans start- och slutpunkt samt syfte.
• Verifikationer: Stöd körjournalen med verifikationer som styrker tjänsteresornas syfte, t.ex. mötesinbjudningar, kundkontrakt eller orderbekräftelser.
• Separat betalning: Idealet är att den anställde själv betalar för sina privata resor genom trängselskatteoperatörens app eller hemsida. Alternativt kan företaget betala hela beloppet och sedan göra avdrag på den anställdes lön för de privata resorna, baserat på körjournalen.
• Tydlig policy: Inför en tydlig policy för hantering av trängselskatt som alla anställda är medvetna om och följer.

Genom att implementera dessa rutiner säkerställer företaget en korrekt hantering av trängselskatten och undviker onödiga kostnader och administrativa bördor. Det skapar också tydlighet och transparens för både företaget och de anställda.